Gestione delle segnalazioni di condotte illecite o irregolarità
PREMESSA
Per IMMOBILIARE M2, l’osservanza dei valori sanciti nel proprio Codice Etico rappresenta un dovere imprescindibile, che coinvolge non solo il personale dipendente, ma anche ogni collaboratore e partner esterno che operi per conto della Società.
Al fine di proteggere la nostra integrità e promuovere una cultura aziendale improntata alla correttezza, IMMOBILIARE M2 incoraggia chiunque a segnalare tempestivamente potenziali comportamenti inappropriati, irregolarità o violazioni del Codice Etico, del Modello Organizzativo (D.Lgs. 231/2001) e delle disposizioni normative vigenti.
Segnalare condotte illecite o inaccettabili è un gesto fondamentale: permette all’azienda di intervenire prontamente, limitare i danni e adottare le necessarie misure correttive. Una gestione inefficiente di tali situazioni esporrebbe, infatti, la Società a seri rischi legali, sanzioni amministrative e gravi ripercussioni sulla reputazione e sull’immagine aziendale.
Qualora si disponga di elementi di fatto precisi e concordanti che facciano ritenere, con ragionevole certezza, che si sia verificata o possa verificarsi una delle violazioni sopra citate, invitiamo a inoltrare una segnalazione. Questa può essere presentata sia in forma nominativa che anonima, con la garanzia assoluta di riservatezza e confidenzialità in ogni fase del procedimento, attraverso i canali ufficiali messi a disposizione da IMMOBILIARE M2.
SCOPO DELLA POLICY
La presente Policy definisce le modalità e le procedure per l’invio e la gestione delle segnalazioni riguardanti condotte illecite o irregolarità, siano esse provenienti dall’interno o dall’esterno della struttura aziendale. Lo scopo principale è contrastare con decisione ogni forma di comportamento non etico o contrario alla legge.
Obiettivo della Società è non solo prevenire il verificarsi di violazioni, ma promuovere un ambiente di lavoro in cui dipendenti e collaboratori esterni si sentano parte attiva e responsabile nel presidio della legalità.
Il presente documento disciplina l’intero ciclo di vita della segnalazione: dall’invio alla ricezione, fino alla fase di analisi, istruttoria e decisione finale. Viene in questo modo garantita la massima tutela della riservatezza, sia del segnalante che del segnalato, oltre alla protezione del segnalante da qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o trattamento svantaggioso.
In particolare, questa Policy si prefigge di:
– Promuovere una cultura aziendale fondata sui valori della trasparenza, dell’etica e della fiducia reciproca.
– Superare le barriere alla segnalazione, rimuovendo incertezze procedurali e timori di ripercussioni negative, garantendo un sistema di protezione chiaro e affidabile.
– Fornire indicazioni operative precise in merito ai canali di comunicazione, al contenuto delle segnalazioni e alle modalità di gestione delle stesse, rendendo il sistema accessibile a tutti, monitorabile e capace di minimizzare i rischi di abusi.
DEFINIZIONI: SEGNALAZIONE E SEGNALANTE
Per “Segnalazione” si intende qualsiasi comunicazione, verbale o scritta, riguardante fatti, comportamenti od omissioni che possano costituire:
• Violazioni di leggi o regolamenti nazionali e dell’Unione Europea;
• Condotte illecite o reati;
• Violazioni dei principi e delle disposizioni contenute nel Codice Etico della Società;
• Violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione (D.Lgs. 231/2001), ove applicabile;
• Inosservanza di policy, procedure e protocolli interni aziendali.
Per “Segnalante” si intende qualsiasi soggetto che, nello svolgimento delle proprie attività professionali, venga a conoscenza di informazioni sulle violazioni sopra indicate. Tale categoria include, a titolo esemplificativo:
• Dipendenti e collaboratori di IMMOBILIARE M2;
• Soggetti che intrattengono relazioni d’affari con la Società (clienti, fornitori, partner commerciali);
• Altre terze parti che interagiscono con l’organizzazione.
PERCHÉ EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE?
La segnalazione è uno strumento essenziale per identificare e monitorare tempestivamente potenziali condotte illecite o contrarie all’etica aziendale, permettendo a IMMOBILIARE M2 di prevenire danni alla propria reputazione, limitare i rischi operativi e garantire la correttezza del proprio sistema di controllo interno.
Ogni segnalazione rappresenta un contributo attivo al successo della Società e alla promozione di un ambiente di lavoro sano, etico e sostenibile.
Ti invitiamo a segnalare ogni volta che, in qualità di dipendente, collaboratore, cliente, fornitore o partner, venissi a conoscenza di azioni o comportamenti che risultino, o appaiano, in contrasto con i valori e le procedure di IMMOBILIARE M2. La tua partecipazione è fondamentale per tutelare l’integrità dell’intera organizzazione.
QUANDO È IL MOMENTO DI EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE?
Se hai dubbi sulla natura di una condotta o non sei certo su come procedere, ti invitiamo a riflettere sui seguenti punti:
• La condotta in esame viola il Codice Etico, le procedure aziendali, i protocolli interni o le disposizioni del
Modello 231 di IMMOBILIARE M2?
• Il comportamento osservato contravviene a leggi o regolamenti applicabili alla nostra attività?
• Esistono elementi per ritenere che la condotta possa integrare una fattispecie di reato (es. corruzione,
frode, violazioni in materia di salute e sicurezza o tutela ambientale)?
• Il comportamento potrebbe esporre IMMOBILIARE M2 a responsabilità legali o sanzioni?
• Una tua segnalazione potrebbe prevenire danni, di natura economica o reputazionale, alla Società?
Se la risposta a una di queste domande è affermativa, o se il dubbio persiste, ti invitiamo a segnalare.
Il nostro sistema di whistleblowing è pensato proprio per supportarti: non esitare a contattarci. Il tuo contributo è prezioso per prevenire irregolarità e proteggere l’integrità del nostro ambiente di lavoro.
La presente policy è, altresì, tesa a creare le condizioni utili a:
• garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del presunto responsabile della violazione, ferme restando le regole che disciplinano l’avvio di indagini o procedimenti giudiziari da parte delle autorità nazionali in relazione ai fatti oggetto della segnalazione, o comunque dei procedimenti disciplinari avviati dalla Società in caso di segnalazioni effettuate in male fede;
• tutelare adeguatamente il soggetto segnalante in buona fede contro ogni forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
• avviare le necessarie azioni contro chiunque effettui in mala fede segnalazioni non veritiere;
QUALI POSSONO ESSERE LE PAURE E LE PREOCCUPAZIONI NEL SEGNALARE?
Il ricorso ad un sistema di segnalazione porta spesso con sé timori e pregiudizi nei potenziali segnalanti, paure principalmente legate all’instaurazione di un clima ostile basato sul controllo e sulle reciproche accuse.
Il sistema di segnalazione adottato dalla IMMOBILIARE M2 non vuole essere uno strumento di accusa nei confronti di altre persone, ma piuttosto un efficace strumento di tutela di sé stessi, dei collaboratori, dell’ambiente di lavoro e della collettività tutta.
In ogni fase del processo di segnalazione, verrà assicurata la massima riservatezza e la protezione dei dati personali, nel rispetto delle norme di legge, qualora il segnalante non voglia far apparire la propria identità.
PUBBLICAZIONE DELLA POLICY
La presente policy è pubblicata sul sito web https://segnalazioni.immobiliarem2.it
OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI
Possono essere oggetto di segnalazione le condotte inappropriate o scorrette e le presunte violazioni, conclamate o sospette, riferibili, a titolo di esempio, a:
– Codice Etico della IMMOBILIARE M2
– Modello Organizzativo D. Lgs. 231/2001
– Policy e procedure adottate dalla IMMOBILIARE M2
– Leggi e regolamenti applicabili alla IMMOBILIARE M2
QUALI SONO LE PRINCIPALI CONDOTTE OGGETTO DI SEGNALAZIONI?
A titolo esemplificativo:
• Corruzione e frode
• Appropriazione indebita e furto
• Riciclaggio di denaro
• Salute, sicurezza e ambiente
• Discriminazione, molestie, mobbing e altre questioni di diritto del lavoro
• Violazioni della normativa sulla tutela dei dati personali (Privacy) e sicurezza IT
• Violazione di normative di carattere fiscale
• Violazioni del diritto della concorrenza (Antitrust)
• Rivelazione di segreti aziendali
COSA NON PUÒ ESSERE OGGETTO DI SEGNALAZIONE?
Saranno prese in considerazione soltanto quelle segnalazioni che riguardano fatti o informazioni riscontrate direttamente dal segnalante, con esclusione di lamentele o rivendicazioni di carattere “personale”.
REQUISITI DELLE SEGNALAZIONI
Le segnalazioni:
– devono essere effettuate in buona fede;
– devono essere circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti;
– devono riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala;
– devono contenere, se conosciute, tutte le informazioni necessarie per individuare gli autori della
condotta potenzialmente illecita;
È responsabilità del segnalante, anche anonimo, effettuare segnalazioni in buona fede, ovvero sulla base della convinzione che quanto si afferma è vero (indipendentemente dal fatto che quanto riferito trovi poi corrispondenza negli approfondimenti che ne conseguono), e in linea con lo spirito della presente policy: segnalazioni manifestamente infondate, opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o soggetti comunque interessati alla segnalazione, non verranno prese in considerazione e saranno passibili di sanzioni e/o azioni avanti all’Autorità Giudiziaria competente.
IDENTIFICARSI È UN REQUISITO DELLA SEGNALAZIONE?
La IMMOBILIARE M2 apprezza ed incoraggia una comunicazione aperta con i segnalanti e invita a fornire il proprio nome e i propri recapiti, che consentono di impostare un dialogo aperto e trasparente utile a fornire tutte le informazioni necessarie alla valutazione corretta dei fatti in esame.
Il tuo nome e la tua segnalazione, compresi eventuali approfondimenti e richieste, saranno trattati in forma riservata e saranno condivisi con altri soggetti solo se richiesto dalle leggi e dai regolamenti locali applicabili.
È comunque garantita la possibilità di presentare la segnalazione in forma anonima, che ha lo stesso valore di quella identificata.
Le segnalazioni anonime, rispetto a quelle identificate, devono essere dettagliate in maniera più approfondita affinché i fatti e le situazioni contestati siano sufficienti a poterne valutare la fondatezza e a portare avanti l’istruttoria. Tieni presente che, in qualsiasi momento, potrai liberamente scegliere se rivelare la tua identità, qualora ti senta più sicuro.
La IMMOBILIARE M2 si riserva la possibilità di richiedere al segnalante l’autorizzazione a rivelare la propria identità laddove ciò sia indispensabile per l’avvio di un procedimento disciplinare e/o giudiziario nei confronti dell’autore della condotta segnalata.
COSA INDICARE NELLA SEGNALAZIONE?
Se intendi effettuare una segnalazione, fai attenzione a riportare in modo chiaro e completo tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza e l’oggettività e, in particolare, a:
• descrivere con precisione il fatto oggetto della segnalazione;
• indica la/le persona/e ritenuta/e responsabile/i della/e violazione/i, nonché eventuali altri soggetti
coinvolti e/o che possono riferire sul fatto;
• descrivere le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• allegare tutti i documenti disponibili a supporto della segnalazione;
• fornire tutti gli elementi utili alla ricostruzione del fatto e all’accertamento della fondatezza della
segnalazione.
Una segnalazione ben effettuata, circostanziata e dettagliata, può essere gestita senza ulteriori richieste di informazioni e coinvolgimento del segnalante.
GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
Canali e modalità di inoltro della segnalazione
Il segnalante può inviare una segnalazione – in forma identificata o in forma anonima – attraverso i seguenti canali:
- Portale web (Canale preferenziale): Collegandosi all’indirizzo sicuro https://segnalazioni.immobiliarem2.it. Questo canale garantisce la massima riservatezza e crittografia.
- Orale: Richiedendo un incontro Inviando una lettera all’indirizzo IMMOBILIARE M2 SRL, Via Trasimeno 124 – 06061 Castiglione del Lago (PG), indicando come destinatario “GESTORE DEL CANALE INTERNO DI SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING”.
Qualora il segnalante si avvalesse dell’anonimato, riceverà un codice identificativo per tracciare la segnalazione dalla pagina presente sul sito internet https://segnalazioni.immobiliarem2.it. A prescindere dal canale scelto, la segnalazione sarà trattata con sollecitudine, in modo riservato e professionale.
DESTINATARI DELLE SEGNALAZIONI
Indipendentemente dai canali utilizzati per le segnalazioni, è previsto che le stesse vengano, in primo luogo, gestite dall’ufficio interno dedicato in grado di offrire adeguate garanzie di riservatezza e protezione dei dati.
Questo ufficio effettuerà una preventiva analisi fattuale nonché una valutazione classificando le segnalazioni come:
– “con minor criticità”, ovvero segnalazioni che, in base all’esito dello screening, presentano minore rilevanza
– “con maggior criticità”, ovvero segnalazioni che richiedono ulteriori approfondimenti per confermare il giudizio di rilevanza e lo stato di procedibilità interna.
La IMMOBILIARE M2 curerà la linea di comunicazione con il segnalante, dando conferma della ricezione della segnalazione e della sua presa in carico (entro 7 giorni lavorativi). A ciascuna segnalazione verrà assegnato un numero di protocollo e data di arrivo. Verrà pubblicata tale evidenza sul sito internet all’indirizzo https://segnalazioni.immobiliarem2.it.
La verifica di rilevanza potrà comportare l’eventuale necessità di richiedere chiarimenti o informazioni aggiuntive al segnalante.
In caso di giudizio di non rilevanza o non procedibilità della segnalazione (per i casi non sufficientemente supportati da prove, manifestamente infondati o relativi a comportamenti o fatti non rilevanti in relazione alla presente procedura), la stessa verrà archiviata e ne sarà data comunicazione al segnalante.
Nel Registro delle Segnalazioni verranno annotate le motivazioni che hanno portato alla sua archiviazione.
La ritenuta rilevanza della segnalazione comporterà invece la presa in carico della stessa da parte dell’ufficio dedicato, il quale provvederà a una ulteriore verifica di procedibilità previo confronto, ove necessario, con i componenti dell’Organo di Vigilanza, nonché con le funzioni aziendali specificamente competenti.
Anche in questa fase, sarà possibile la richiesta di chiarimenti o informazioni aggiuntive al segnalante.
Eventuali richieste di informazioni aggiuntive saranno richieste in forma anonima sul sito internet https://segnalazioni.immobiliarem2.it richiamando il numero di protocollo e data di arrivo.
QUAL È IL RUOLO DEL GESTORE DEL CANALE INTERNO DI SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING NELLA GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE?
Il Gestore:
– sorveglia che il sistema interno di gestione delle segnalazioni sia corretto e conforme alle norme di legge, monitorando eventuali novità normative e l’introduzione/modifica di nuovi obblighi ai fini dell’adeguamento del sistema.
– coordina le indagini attuate a seguito delle segnalazioni e offre una prima consulenza alle altre funzioni aziendali coinvolte.
– supporta l’Organo di Vigilanza nella gestione e risoluzione delle segnalazioni ed è responsabile della completezza, integrità ed archiviazione del caso.
PRESA IN CARICO E ISTRUTTORIA SULLE SEGNALAZIONI RILEVANTI
Al Gestore spetta la presa in carico della segnalazione, il coordinamento delle attività di indagine e l’adozione di tutte le iniziative ritenute necessarie per accertare la fondatezza o meno della stessa, nel rispetto della massima riservatezza e con l’applicazione delle dovute misure di sicurezza.
A partire dall’esito della prima attività di valutazione commissionata alla IMMOBILIARE M2, la segnalazione viene annotata in un apposito Registro delle Segnalazioni, istituito in formato elettronico, in seguito accessibile solamente All’ufficio competente e all’Organo di Vigilanza. Il responsabile dell’ufficio competente coordina l’attività di istruttoria e trattazione della segnalazione ritenuta rilevante e procedibile, confrontandosi ove necessario con i componenti dell’Organo di Vigilanza, esaminando i fatti riferiti, i documenti eventualmente ricevuti e assumendo tutte le informazioni necessarie, eventualmente comunicando con il segnalante, ove possibile. Ove lo ritenga necessario e/o opportuno ai fini dell’accertamento della fondatezza della segnalazione, il Gestore del canale interno di segnalazioni Whistleblowing può:
• contattare il segnalante, ove possibile, e convocarlo per un colloquio personale e riservato al fine di ricevere chiarimenti e/o integrazioni alle informazioni e ai documenti forniti;
• compiere un’audizione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati;
• effettuare ogni altra attività ritenuta opportuna ai fini dell’accertamento della segnalazione.
Nello svolgimento delle attività di istruttoria, il Gestore del canale interno di segnalazioni Whistleblowing può – previo confronto, ove necessario, con tutti i componenti dell’Organo di Vigilanza – coinvolgere altri dipendenti, altre funzioni della Società e/o nominare all’occorrenza consulenti esterni. I componenti delle funzioni aziendali coinvolte nell’esame della segnalazione sono soggetti agli stessi vincoli di riservatezza e alle stesse responsabilità cui sono esposti i membri dell’Organo di Vigilanza.
Il Gestore del canale interno di segnalazioni Whistleblowing redige e custodisce i verbali degli eventuali incontri relativi alle attività di accertamento condotte.
SITUAZIONI DI CONFLITTO D’INTERESSI
La procedura garantisce che la gestione delle segnalazioni venga affidata a soggetti che non si trovano in situazioni di conflitto di interessi.
Qualora la segnalazione riguardi una notizia di comportamento scorretto o illecito riferibile ad uno o più dei componenti dell’ufficio Whistleblowing o dell’Organo di Vigilanza o dell’Organismo di Vigilanza (D. Lgs. 231/2001), ai soggetti interessati viene inibito l’accesso alla segnalazione. La segnalazione relativa a uno dei soggetti succitati verrà indirizzato direttamente all’Amministratore Delegato ed al Presidente del C.d.A. che gestiranno la segnalazione medesima seguendo i criteri della presente policy.
Tali disposizioni si applicheranno anche nel caso in cui si verifichi un conflitto di interesse in una fase successiva al ricevimento della segnalazione, con la sostituzione delle persone coinvolte nei rispettivi ruoli secondo le regole di cui sopra. Tutte le situazioni di conflitto di interessi devono essere dichiarate senza esitazioni e riportate nel Registro delle Segnalazioni.
DECISIONI SULLE SEGNALAZIONI
Al termine dell’attività istruttoria, l’Ufficio delegato predispone una relazione sulle attività svolte e sulla valutazione finale del caso, da condividersi con l’Organo di Vigilanza.
Provvederà inoltre a riportare nel Registro delle Segnalazioni l’esito dell’accertamento e l’eventuale irrogazione di provvedimenti sanzionatori nei confronti del segnalato, oltre che l’eventuale apertura di procedimenti giudiziari a suo carico.
In caso di segnalazioni infondate, previo confronto con l’Organo di Vigilanza, procede alla contestuale archiviazione della segnalazione, con relativa annotazione delle motivazioni nel Registro delle Segnalazioni.
Dell’avvenuta archiviazione della segnalazione verrà data comunicazione al segnalante, ove possibile, sempre sul sito internet al seguente indirizzo: https://segnalazioni.immobiliarem2.it
In caso di segnalazioni manifestamente infondate o presentate in malafede, effettuate al solo scopo di gettare discredito su una o più persone o funzioni aziendali o sulla Società o comunque vessatorie nei confronti di dipendenti della Società, l’Ufficio competente interessa l’Organo di Vigilanza (e eventualmente il Presidente del C.d.A e l’Amministratore Delegato) per i necessari provvedimenti ritenuti, di volta in volta, più opportuni nei confronti dell’autore delle segnalazioni infondate, non esclusa – ricorrendone i presupposti – la possibile denuncia all’Autorità Giudiziaria competente.
Non è prevista, invece, alcuna azione o sanzione nei confronti di coloro che dovessero segnalare in buona fede fatti che da successive verifiche risultassero infondati.
Nel caso in cui, a seguito degli accertamenti condotti, la segnalazione risulti fondata, o comunque appaia tale, l’Ufficio competente provvede a darne tempestiva comunicazione all’Organo di Vigilanza (ed eventualmente, per quanto necessario, ad altre funzioni aziendali specificamente competenti), che prenderà le necessarie decisioni e adotterà i provvedimenti conseguenti alla segnalazione, ivi compresa l’eventuale segnalazione all’Autorità Giudiziaria di fatti illeciti penali, civili e/o amministrativi.
L’Organo di Vigilanza svolgerà, tramite l’Ufficio competente, tutte le attività volte all’accertamento dei fatti oggetto della segnalazione, avvalendosi – ove ritenuto necessario per la natura e la complessità delle verifiche e nel rispetto della riservatezza delle situazioni e delle persone oggetto di segnalazione – sia del supporto specialistico di strutture e funzioni aziendali, della Capogruppo o delle consociate, sia di eventuali consulenti esterni.
Al fine di garantire tempestività e effettività, l’Organo di Vigilanza comunicherà al segnalante la decisione sulla segnalazione entro il termine massimo di tre mesi – e comunque ilprima possibile sulla base di rilevanza e gravità – dalla presa in carico della segnalazione, comunicando al segnalante le misure adottate a seguito delle indagini condotte.
Si fa presente e si informa tuttavia dell’accessibilità della segnalazione al canale ANAC qualora l’Azienda non abbia dato riscontro nelle tempistiche suindicate oppure nel caso in cui fosse presente una violazione costituente un pericolo imminente di pubblico interesse.
COME VENGONO GESTITE LE SEGNALAZIONI RILEVANTI AI FINI DEL D. LGS. 231/2001?
Qualora la segnalazione abbia rilievo ai fini del D. Lgs. 231/, integrando la stessa una violazione del Modello Organizzativo o del Codice Etico o uno dei fatti di reato previsti dal decreto, ne viene data comunicazione all’Organismo di Vigilanza della Società.
L’Organismo di Vigilanza, informato della segnalazione, nel rispetto dei principi di riservatezza e/o anonimato del segnalante, collaborerà all’accertamento e alla gestione della stessa, prenderà le necessarie decisioni e adotterà i provvedimenti conseguenti alla segnalazione rilevante ai fini 231, in applicazione della procedura dedicata. Le segnalazioni 231 possono essere inviate, secondo quanto riportato nell’allegato 1.
TUTELE DEL SEGNALANTE E DEL SEGNALATO
Tutela della riservatezza della segnalazione
La IMMOBILIARE M2 assicura la riservatezza dell’identità del segnalante e la confidenzialità delle informazioni contenute nella segnalazione in tutto il processo di gestione del caso e da parte di tutte le persone coinvolte, entro i limiti in cui le legislazioni locali applicabili tutelano l’anonimato e la riservatezza.
L’inosservanza degli obblighi di riservatezza può comportare responsabilità disciplinari nei confronti dell’autore dell’abuso, salve le ulteriori responsabilità previste per legge.
È compito dell’Ufficio competente e dell’Organo di Vigilanza garantire la riservatezza del soggetto segnalante
– nonché di qualsiasi altra informazione da cui si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità della persona segnalante – sin dal momento della presa in carico della segnalazione, anche nelle ipotesi in cui la
stessa dovesse rivelarsi successivamente errata o infondata.
Tutti coloro che sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelarne la riservatezza.
La divulgazione dell’identità del segnalante e di qualsiasi altra informazione è ammessa solo qualora ciò rappresenti un obbligo necessario e proporzionato nel contesto di indagini da parte delle autorità nazionali o di procedimenti giudiziari. Della necessaria divulgazione, il segnalante è informato prima della divulgazione della sua identità, a meno che ciò non pregiudichi le relative indagini e procedimenti giudiziari.
Tutele del segnalante da atti ritorsivi e/o discriminatori
La IMMOBILIARE M2 si impegna a tutelare il segnalante in buona fede, e chiunque abbia partecipato all’investigazione, contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.
COME SONO TUTELATO IN CASO DI SEGNALAZIONE?
La IMMOBILIARE M2 non tollera minacce, ritorsioni e/o discriminazioni nei confronti del segnalante.
Per misure ritorsive e/o discriminatorie s’intendono le azioni disciplinari ingiustificate, in particolare il licenziamento, demansionamento, trasferimento ingiustificato, le molestie sul lavoro e ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro disagevoli o intollerabili per il segnalante.
Il segnalante che ritiene di aver subito un atto ritorsivo e/o discriminatorio quale conseguenza della denuncia effettuata può darne notizia al suo superiore gerarchico o alla Direzione Risorse Umane, affinché valuti la sussistenza degli estremi per avviare un procedimento disciplinare nei confronti dell’autore della ritorsione e/o discriminazione.
Le tutele del segnalante si applicano solamente nei confronti di chi segnala notizie di un’attività illecita o inappropriata acquisite nell’ambiente e in occasione del proprio lavoro: in nessun modo sono autorizzate improprie attività investigative, volte alla raccolta di prove di illeciti.
Tutele del segnalato
La IMMOBILIARE M2 adotta le stesse forme di tutela previste a garanzia della riservatezza dell’identità del segnalante anche per il presunto responsabile della condotta o della violazione, fatto salvo ogni obbligo di legge che imponga di comunicare il nominativo del segnalato (ad es. a fronte di richieste dell’Autorità giudiziaria nazionale). La IMMOBILIARE M2 garantisce al segnalato il diritto di essere informato (entro un ragionevole arco di tempo) sulle accuse e su eventuali provvedimenti
disciplinari nei suoi confronti, nonché il diritto alla difesa.
CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
Al fine di garantire la completa tracciabilità delle attività di accertamento effettuate, l’Ufficio competente è tenuta a documentare le segnalazioni ricevute nel Registro delle Segnalazioni, istituito in formato elettronico e protetto da credenziali di autenticazione, accessibile alla stessa funzione, all’Organo di Vigilanza e all’Organismo di Vigilanza. La IMMOBILIARE M2 esterno che si occuperà della prima attività di screening avrà un accesso solo parziale al Registro.
Le segnalazioni, e la documentazione correlata, sono conservate nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali, con modalità che ne garantiscano l’integrità e la completezza.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non saranno raccolti e conservati e, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati senza indugio.
I dati personali, eventualmente comunicati, saranno conservati per il periodo di tempo strettamente necessario alla gestione della segnalazione ed alla verifica della sua fondatezza e comunque per un periodo non superiore a 2 anni dalla segnalazione, decorsi i quali saranno cancellati, e fatta salva l’eventuale instaurazione di un procedimento disciplinare e/o giudiziario a fronte del quale i dati potrebbero essere conservati per tutta la durata del giudizio e per ulteriori 10 anni dalla conclusione dello stesso.
L’informativa privacy è pubblicata sul sito www.immobiliarem2.it
ALLEGATO 1 – PROCEDURA DI INVIO DELLE SEGNALAZIONI
COME POSSO FARE UNA SEGNALAZIONE?
Via web (Canale preferenziale): Utilizzando il portale dedicato https://segnalazioni.immobiliarem2.it.
Incontro diretto: Richiedendo un incontro riservato con il Gestore del canale interno di segnalazioni Whistleblowing. Tale incontro potrà essere richiesto inviando una comunicazione tramite posta ordinaria con oggetto “Richiesta incontro Whistleblowing” o contattando direttamente il responsabile.
Più in dettaglio, si riportano di seguito le istruzioni operative utili all’invio delle segnalazioni in relazione al canale utilizzato.
Qualora il segnalante si avvalesse dell’anonimato, riceverà un codice per rimanere informato sullo stato della lavorazione della pratica sia per eventuali richieste aggiuntive di chiarimento in merito attraverso il portale dedicato https://segnalazioni.immobiliarem2.it.
L’Organo di Vigilanza della IMMOBILIARE M2 srl provvederà a garantire la presa in carico e gestione della pratica secondo i principi enunciati dalla presente Whistleblowing policy.